Accord de traitement des données (données de santé)
Un texte provisoire
Ce texte est provisoire. Aucun avocat ni aucune avocate ne l’a encore relu.
Une version définitive, rédigée par un avocat ou une avocate, le remplace avant que les données d’un premier vrai patient soient traitées.
Objet
Le cabinet confie à Doctalis les données de ses patients, données de santé comprises, pour que ses membres enregistrent, transcrivent, rédigent et tiennent leurs dossiers. Le cabinet est responsable de ces données. Doctalis les traite pour son compte.
Un administrateur ou une administratrice accepte cet accord pour le cabinet, et chacune de ses nouvelles versions.
Instructions
Doctalis traite les données uniquement pour fournir le service, comme les membres du cabinet le lui demandent dans le produit. Il ne les utilise à aucune fin propre.
L’IA ne reçoit l’identité d’un patient que là où le matériel la contient déjà, comme une voix ou une lettre, jamais comme un champ ajouté par Doctalis. Les fournisseurs d’IA n’utilisent jamais les données qu’ils traitent pour entraîner un modèle, selon leurs conditions. Doctalis supprime l’audio d’un enregistrement dès que sa transcription est écrite. Le fournisseur de la transcription ne permet pas de supprimer un résultat chez lui : combien de temps il le garde est confirmé par écrit avant le premier patient.
Sécurité
Les données sont stockées en Suisse, ainsi que leurs sauvegardes. Elles circulent chiffrées ; l’hébergeur déclare chiffrer le stockage des fichiers, et le chiffrement des bases de données et des sauvegardes est confirmé par écrit avant le premier patient. L’IA les traite uniquement en Suisse ou dans l’Union européenne. Un traitement ailleurs est refusé avant d’avoir lieu.
Chaque lecture du contenu médical d’un patient est consignée, avec le nom de qui lit. Ce registre est gardé au moins 10 ans ; chacun de ses mois est supprimé une fois tout entier plus ancien. Avant ce terme, l’application ne peut ni modifier ni supprimer une lecture ; la suppression du compte d’un lecteur efface seulement le lien vers ce compte, son nom restant au registre. Le journal du cabinet garde chaque modification, validation et exportation.
Sous-traitants
Doctalis nomme ses sous-traitants et le lieu où chacun traite les données. Il annonce un nouveau sous-traitant 30 jours avant de l’utiliser, dans le produit et par e-mail aux administrateurs et administratrices, avec la date et ce qu’il traitera.
Un cabinet qui s’y oppose peut partir à la fin de sa période payée, avec ses données.
| Service | Société et siège | Lieu du traitement | Pour | Depuis le |
|---|---|---|---|---|
| Infomaniak | Infomaniak, Suisse | Suisse | Hébergement : serveurs, base de données, fichiers et sauvegardes | 31 octobre 2026 |
| Infomaniak AI Services | Infomaniak, Suisse | Suisse | Rédaction, vérification et synthèse par un modèle de langage, qui n’en apprend jamais et n’en garde que le temps du traitement | 31 octobre 2026 |
| Infomaniak AI Services | Infomaniak, Suisse | Suisse | Transcription des enregistrements, qui n’en apprend jamais et n’en garde que temporairement, le temps du traitement | 31 octobre 2026 |
| Stripe | Stripe, LLC, États-Unis | États-Unis | Abonnements et paiements, sans données de patients | 31 octobre 2026 |
| ResendÀ confirmer | Plus Five Five, Inc., États-Unis | États-Unis | Emails du compte, sans données de patients | 31 octobre 2026 |
| GoogleÀ confirmer | Google, États-Unis | États-Unis | Connexion avec un compte Google | 31 octobre 2026 |
| CodAgents | CodHash Agency Ltd, Royaume-Uni | Allemagne | Réservation d’une démonstration : nom, email et téléphone de qui la réserve | 31 octobre 2026 |
| CodOps | CodHash Agency Ltd, Royaume-Uni | Allemagne | Déploiement : le coffre chiffré des secrets de production | 31 octobre 2026 |
Accès de l’équipe Doctalis
À la demande d’un membre, ou pour trouver une panne, un membre de l’équipe Doctalis peut ouvrir l’espace du cabinet, en lecture seule, en son propre nom, pour quelques heures au plus.
Chaque ouverture, et chaque lecture faite par elle, est gardée dans le journal de la plateforme. Les membres de l’équipe sont tenus au secret médical des cabinets qu’ils servent.
Violations de la sécurité
Doctalis informe les administrateurs et administratrices du cabinet de toute violation qui touche ses données, dans le produit et par e-mail.
La version définitive fixe les délais et la procédure.
Fin de l’accord
Le cabinet exporte tout ce qu’il détient, à tout moment. Il se ferme une fois qu’il a désigné qui garde ses dossiers.
Après la fin de son essai ou de son abonnement, le cabinet continue de lire et d’exporter ses données, et Doctalis garde ses dossiers entre-temps. Après 90 jours sans abonnement, Doctalis ferme le cabinet, ses administrateurs prévenus avant, et supprime ses données 30 jours plus tard. Ce qui est supprimé ne peut plus être restauré depuis les sauvegardes après 30 jours.